Skartácia

Skartácia je proces bezpečného a kontrolovaného zničenia dokumentov, ktoré už nie je potrebné uchovávať. Jej cieľom je zabrániť tomu, aby sa informácie z vyradených dokumentov dostali k neoprávneným osobám alebo ich bolo možné spätne zrekonštruovať.

Skartácia sa využíva najmä pri likvidácii účtovných dokladov, zmlúv, osobných údajov a ďalších firemných záznamov. Pri dokumentoch, na ktoré sa vzťahujú zákonné lehoty uloženia, musí ich zničeniu predchádzať splnenie príslušných podmienok na vyradenie.

Ako prebieha skartácia dokumentov?

Pri skartácii sa papierové dokumenty mechanicky rozrežú na úzke pásiky alebo drobné častice, aby sa ich obsah nedal jednoducho obnoviť. Na tento účel slúžia skartovacie stroje, ktoré sa líšia kapacitou aj úrovňou zabezpečenia.

Bežný postup skartácie zahŕňa:

1. Výber dokumentov určených na zničenie.
2. Kontrolu lehôt uloženia a splnenia podmienok na vyradenie.
3. Roztriedenie dokumentov podľa citlivosti obsahu.
4. Zničenie pomocou vhodného skartovacieho zariadenia alebo odbornej služby.
5. Bezpečné spracovanie vzniknutého odpadu.

Pri dokumentoch obsahujúcich osobné či dôverné údaje je dôležité, aby zvolený spôsob skartácie zodpovedal riziku ich zneužitia.

Ktoré dokumenty sa najčastejšie skartujú?

Skartácia má význam všade tam, kde sa pracuje s papierovými dokumentmi obsahujúcimi osobné, obchodné alebo iné citlivé informácie.

Najčastejšie ide o:

• účtovné doklady a faktúry,
• zmluvy a obchodnú korešpondenciu,
• personálne a mzdové dokumenty,
• dokumenty s osobnými údajmi zákazníkov,
• interné firemné záznamy,
• staré výpisy a finančné dokumenty,
• pracovné verzie dokumentov a nepotrebné výtlačky.

Nie všetky dokumenty však možno zničiť okamžite po tom, ako ich prestanete používať. Niektoré podliehajú povinnej archivácii alebo uchovávaniu počas zákonom stanovenej lehoty.

Kedy možno dokumenty skartovať?

Rozhodujúci je typ dokumentu a jeho lehota uloženia. Tá určuje, ako dlho musí organizácia príslušný záznam uchovávať.

Na Slovensku upravuje nakladanie s registratúrnymi záznamami zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Pri dokumentoch, ktoré podliehajú vyraďovaciemu konaniu, samotné uplynutie lehoty uloženia automaticky neznamená, že ich možno ihneď zničiť. Najskôr treba dodržať zákonný postup vyradenia.

Dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou sa pritom neskartujú, ale uchovávajú v príslušnom archíve.

Aký je rozdiel medzi skartáciou a archiváciou?

•  Archivácia slúži na dlhodobé alebo trvalé uchovávanie dokumentov, ktoré majú právnu, administratívnu, historickú alebo inú dokumentárnu hodnotu.
• Skartácia predstavuje bezpečné zničenie dokumentov, ktoré už nie je potrebné alebo povinné uchovávať a pri ktorých sú splnené podmienky na likvidáciu.

Oba procesy sú súčasťou správy dokumentov. Archivácia zabezpečuje ich dostupnosť počas potrebného obdobia, zatiaľ čo skartácia pomáha odstrániť záznamy, ktoré už nemajú byť ďalej uchovávané.

Prečo je bezpečná skartácia dôležitá?

Vyhodenie dokumentov do bežného odpadkového koša nezaručuje ochranu ich obsahu. Čitateľné faktúry, zmluvy či personálne záznamy sa tak môžu dostať k neoprávneným osobám.

Pravidelná a správne nastavená skartácia pomáha: 

• chrániť osobné a dôverné údaje,
• znižovať riziko úniku informácií,
• predchádzať neoprávnenému použitiu dokumentov,
• uvoľňovať miesto v kancelárii a sklade,
• udržiavať prehľadný systém správy dokumentov.

Pri dokumentoch s osobnými údajmi treba zohľadniť aj požiadavky GDPR, najmä zásadu obmedzenia uchovávania a primeraného zabezpečenia údajov.

Ako zabezpečiť správnu skartáciu v kancelárii?

Základom je prehľadná evidencia dokumentov a pravidelná kontrola lehôt ich uchovávania. Zamestnanci by mali vedieť, ktoré záznamy možno vyradiť a ktoré musia zostať uložené.

Pri organizácii dokumentov pomáha ich rozdelenie podľa typu, roku vzniku a lehoty uloženia. Na prehľadné uchovávanie môžete využiť šanóny a krabice.

Samotné skartovanie vykonávajte zariadením s primeraným stupňom zabezpečenia. Pri väčšom množstve dokumentov alebo mimoriadne citlivých údajoch môže byť vhodným riešením profesionálna skartačná služba.

Dôsledné triedenie, správne uchovávanie a bezpečná skartácia pomáhajú chrániť informácie počas celého životného cyklu dokumentov.