Účtovný doklad

Účtovný doklad je oficiálny dokument, ktorý preukazuje vznik účtovného prípadu – napríklad nákup, predaj, úhradu, prijatie platby, interný prevod či iný finančný pohyb. Takýto doklad musí obsahovať všetky náležitosti definované zákonom o účtovníctve, aby mohol byť zaevidovaný v účtovníctve spoločnosti.

Môže mať rôznu podobu – od klasickej faktúry cez pokladničný bloček až po interný účtovný zápis. Všetky však majú spoločné jedno: bez nich nie je možné korektne účtovať, vykazovať dane ani spätne preukazovať transakcie.

Aké údaje musí obsahovať účtovný doklad?

Podľa zákona o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.) musí každý účtovný doklad obsahovať:

• Identifikáciu účtovného prípadu: Čo sa stalo (napr. nákup tovaru, úhrada faktúry, príjem na účet).
• Časové určenie: Dátum vyhotovenia a dátum uskutočnenia účtovného prípadu
• Sumu v eurách: A prípadne aj v cudzej mene.
• Účastníkov transakcie: Napríklad dodávateľ, odberateľ, banka, zamestnanec.
• Podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad alebo jeho zaúčtovanie.
• Číselné označenie: Každý doklad má mať jedinečné číslo (napr. faktúra č. 2025/083).

Aké typy účtovných dokladov existujú?

Účtovné doklady môžu mať rôznu formu, najčastejšie ide o tieto:

• Faktúra: Najbežnejší typ dokladu pri predaji a nákupe tovaru alebo služieb.
• Pokladničný doklad: Pri hotovostných platbách (príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad).
• Bankový výpis: Pohyby na bankovom účte.
• Príjmový alebo výdavkový doklad: Napr. pri úhrade preddavkov, preberaní hotovosti, výplate stravného.
• Interný doklad: Používa sa pri prevodoch v rámci účtovníctva (napr. odpis majetku, zúčtovanie preddavku, kurzové rozdiely).

Dokladom môže byť aj zmluva, záznam, bloček, prepravný list, dobropis, zápočet pohľadávok, ak spĺňa všetky zákonné náležitosti.

Účtovný doklad je základným pilierom finančnej evidencie každej firmy. Bez neho nie je možné viesť účtovníctvo, uplatniť si náklady, odviesť daň ani obhájiť transakciu pred úradmi.

Musí byť účtovný doklad vždy v papierovej forme?

Nie. Účtovné doklady môžu byť aj elektronické, ak sú preukázateľné, čitateľné, bezpečne uložené a dostupné počas celej zákonnej lehoty (zvyčajne 10 rokov). E-mailová faktúra vo formáte PDF, elektronický výpis z banky či účtenka z eKasy sú platnými účtovnými dokladmi.

Ako sa účtovné doklady archivujú?

Doklady je potrebné archivovať v chronologickom a preukázateľnom poradí, a to po dobu najmenej 10 rokov (v zmysle zákona o účtovníctve). Môžu byť uložené v papierovej aj elektronickej forme, pričom je dôležité zabezpečiť ich ochranu pred stratou, poškodením alebo neoprávneným prístupom.

Pre firmy, ktoré denne pracujú s pokladničnými dokladmi a bločkami, je kvalita spotrebného materiálu, ako sú pokladničné pásky, kľúčová. Europapier preto ponúka pokladničné pásky, ktoré zabezpečia čitateľnosť, zrozumiteľnosť a dlhodobú trvácnosť výtlačkov.