Doba archivácie dokumentov: Ako dlho uchovávať účtovné a mzdové doklady?

Archivácia dokumentov patrí medzi povinnosti, ktoré firmy často odkladajú na okraj pozornosti. Dlhé roky sa môže zdať, že funguje bez problémov, no v momente, keď je potrebné staré doklady rýchlo dohľadať, predložiť alebo obhájiť, sa ukáže realita. Často sa práve vtedy ukáže, či má firma v dokumentoch jasný systém, alebo len plné skrine papierov bez akéhokoľvek poriadku.

Tento článok prehľadne vysvetľuje ako dlho je potrebné uchovávať účtovné, mzdové a personálne doklady, prečo sa archivačné lehoty líšia a ako mať archiváciu nastavenú tak, aby bola prehľadná, funkčná a ľahko vyhľadateľná.

Ako dlho musíte dokumenty uchovávať?

Zákon nerozlišuje dokumenty podľa toho, či sú „dôležité“, ale podľa toho, akú funkciu plnia. Práve od toho sa odvíja aj doba ich archivácie. Účtovné doklady, mzdové podklady a personálne dokumenty majú rozdielne lehoty archivácie. Zákon presne určuje, ktoré doklady je potrebné uchovávať niekoľko rokov a ktoré desiatky rokov.

Prehľad základných archivačných lehôt vyzerá takto:

1. Archivácia dokumentov po dobu 10 rokov

Po dobu 10 rokov je potrebné uchovávať:

• účtovné doklady,
• účtovné knihy,
• účtovné závierky,
• inventarizačné záznamy,
• daňové doklady vrátane evidencie DPH.

Rovnaká lehota platí aj pre evidenciu zamestnancov na účely zdravotného poistenia. Tieto dokumenty musia byť k dispozícii pre prípad daňovej alebo inej finančnej kontroly.

2. Archivácia dokumentov po dobu 20 rokov

Dvadsaťročná archivačná lehota sa týka špecifických typov dokumentácie, najmä v oblasti zdravotnej starostlivosti. Bežných podnikateľských subjektov sa táto povinnosť spravidla netýka, no je dôležité poznať rozdiely v archivačných lehotách podľa druhu činnosti.

3. Archivácia dokumentov po dobu 50 rokov

Mzdové listy a dokumenty súvisiace s vymeriavacími základmi zamestnancov sa musia archivovať až 50 rokov. Ide o kľúčové podklady pre výpočet dôchodkových a sociálnych nárokov, preto je pri ich archivácii nevyhnutná dlhodobá ochrana a prehľadné uloženie.

4. Archivácia dokumentov po dobu 70 rokov

Osobné spisy zamestnancov sa archivujú 70 rokov od narodenia zamestnanca. Táto mimoriadne dlhá lehota kladie vysoké nároky na systém archivácie, bezpečné uloženie a dlhodobú čitateľnosť dokumentov.

Pravidlá archivácie dokumentov, ktoré treba dodržať

Od roku 2022 je archivácia pre firmy jednoduchšia než kedysi. Účtovné doklady už netreba držať v papierovej podobe, stačí ich naskenovať a uložiť elektronicky. Dôležité je, aby boli doklady čitateľné, úplné a kedykoľvek dohľadateľné. Ak elektronická archivácia spĺňa zákonné podmienky, papierové originály už nie sú nutné.

Elektronický archív však nie je len o tom, že sa dokumenty uložia do počítača. Firma musí zabezpečiť, aby sa k nim nedostal nikto nepovolaný a aby sa nestratili, nepoškodili ani nezneužili. To platí počas celej doby archivácie, teda aj desiatky rokov. Zálohovanie, ochrana dát a funkčný systém ukladania sú preto nevyhnutné.

Ak firma pravidlá archivácie nedodrží, riskuje pokutu. Pri opakovaných alebo závažných porušeniach môžu byť následky ešte vážnejšie. Dobre nastavený archivačný systém preto nie je len formalita, ale praktická ochrana firmy pred zbytočnými problémami.

Najčastejšie chyby pri archivácii dokumentov

Pri kontrole sa veľmi rýchlo ukáže, či má firma v archivácii poriadok, alebo sa spolieha na improvizáciu. Medzi najčastejšie chyby patrí neúplná dokumentácia. Doklady síce existujú, no chýbajú prílohy, nadväzujúce záznamy alebo celé roky. Ak firma nevie predložiť kompletné dokumenty v zákonnej lehote, problém je na svete.

Ďalším častým pochybením je nesprávne uloženie dokumentov. Doklady sú síce archivované, no bez jasnej štruktúry, označenia alebo ochrany. V praxi to znamená zdĺhavé hľadanie, poškodené papiere alebo dokumenty, ktoré už nie sú čitateľné. Pre kontrolné orgány však nestačí, že dokument niekde existuje. Musí byť dostupný, prehľadný a v použiteľnom stave.

Veľkým rizikom sú aj stratené alebo zničené záznamy. Bez systému sa dokumenty ľahko založia nesprávne, omylom vyhodia alebo poškodia.

Práve tieto situácie často vedú k sankciám, ktorým sa dá ale predísť jednoduchým a dôsledným nastavením archivačných procesov.

Ako mať poriadok a systém v papierovej archivácii?

Ak však máte dokumenty stále uložené aj v papierovej podobe, nestačí ich len „niekam odložiť“. Bez systému sa archív rýchlo zaplní množstvom šanónov, papierov a krabíc. Správne nastavená papierová archivácia však funguje presne opačne. Doklady majú svoje miesto, dajú sa rýchlo dohľadať aj po rokoch a archív sa pri každej kontrole mení z chaosu na spoľahlivý oporný bod.

• Začnite jasným rozdelením dokumentov

Základom je triedenie podľa typu dokumentov. Účtovné, mzdové a personálne doklady by nikdy nemali byť uložené spolu. Každá kategória si zaslúži vlastnú časť archívu, ideálne aj samostatnú farbu zakladačov alebo šanónov. Vďaka tomu je na prvý pohľad jasné, kam ktorý dokument patrí a kde ho hľadať.

• Dokumenty usporiadajte chronologicky

V rámci každej kategórie má zmysel triediť dokumenty podľa rokov. Staršie doklady odložte dozadu, aktuálne nechajte viac vpredu, aby boli ľahko dostupné. Tento systém výrazne uľahčuje nielen vyhľadávanie, ale aj vyraďovanie dokumentov po uplynutí archivačnej lehoty.

• Používajte kvalitné archivačné pomôcky

Lacné zakladače sa po pár rokoch deformujú a dokumenty sa v nich ľahko poškodia. Pevné šanóny, archivačné krabice a ochranné obaly predlžujú životnosť papierov a udržiavajú ich čitateľné počas celej doby archivácie.

• Označujte jasne a čitateľne

Každý šanón alebo archivačná krabica by mala mať viditeľný rozraďovač, na ktorom sú základné informácie o type dokumentov a období, ktorého sa týkajú. Vyhnete sa tak zbytočnému listovaniu a chaosu. Dobré označenie šetrí čas a výrazne znižuje stres pri hľadaní konkrétneho dokladu.

• Myslite aj na priestor a ochranu

Papierový archív potrebuje suché, čisté a uzatvárateľné miesto. Dokumenty by nemali byť vystavené vlhkosti, prachu ani priamemu svetlu. Archivačné skrine a boxy chránia obsah a pomáhajú udržať poriadok aj pri väčšom objeme dokumentov.

Spoľahnite sa na overené riešenia

Europapier ponúka široký výber zakladačov, archivačných obalov, šanónov a úložných systémov, ktoré sú navrhnuté na dlhodobé používanie. Správne zvolené archivačné pomôcky pomáhajú udržať dokumenty prehľadné, chránené a vždy pripravené na kontrolu.