Ako si udržať poriadok na pracovnom stole?

Dokument na podpis, poznámky z porady, rozpracovaná zmluva, hrnček od kávy, nabíjačka a zopár papierov, ku ktorým sa ešte neskôr vrátite. Pracovný stôl sa dokáže zaplniť rýchlejšie, než si to všimnete. Ak premýšľate, ako si upratať pracovný stôl, nezačínajte presúvaním vecí z jednej kôpky do druhej. Nastavte si systém, vďaka ktorému budete vedieť, čo má zostať poruke a čo má zo stola po použití zmiznúť.

Ako si upratať pracovný stôl a udržať na ňom poriadok?

Organizácia pracovného stola by mala kopírovať vašu každodennú agendu. Veci, ktoré používate niekoľkokrát denne, majte na dosah ruky. Tie, ku ktorým sa vraciate raz za týždeň alebo ešte zriedkavejšie, môžu ísť do zásuvky, skrinky či zakladača.

Pomôže jednoduché rozdelenie na tri zóny:

1. Pracovná zóna pre počítač, zápisník a pomôcky, ktoré práve používate.
2. Zóna rozpracovanej agendy pre dokumenty, ku ktorým sa ešte potrebujete vrátiť.
3. Úložná zóna pre kancelárske potreby, zásoby papiera a materiály, ktoré nepotrebujete neustále pred sebou.

Najväčšiu plochu nechajte samotnej práci. Ak musíte pred každou úlohou najskôr odsúvať papiere, zakladače a kancelárske potreby, časť stola už neplní svoju funkciu.

Ako zabrániť hromadeniu papierov na stole?

Kôpka dokumentov vzniká najčastejšie vtedy, keď pri papieri nie je jasné, čo s ním ďalej. Namiesto jednej hromady si preto vytvorte jednoduchý systém podľa stavu dokumentu:

• Vybaviť: Dokument potrebuje váš podpis, odpoveď, kontrolu alebo inú konkrétnu činnosť.
• Počkať: Úloha pokračuje až po reakcii kolegu, klienta alebo dodávateľa. Takéto dokumenty odložte oddelene od tých, ktoré môžete vybaviť ihneď.
• Archivovať: Dokument už nepotrebujete na stole, ale treba ho uchovať. Zaraďte ho rovno do príslušného zakladača alebo archivačného systému.
• Vyhodiť alebo skartovať: Poznámky, duplicity a papiere bez ďalšieho využitia nenechávajte len tak pre istotu, ale rovno ich zahoďte alebo skartujte.

Na rozpracované dokumenty sa hodia samostatné šanóny, zakladače či obaly, vďaka ktorým zostane agenda oddelená a zároveň dostupná. Dlhodobo uchovávané materiály už patria do archívu, nie na pracovný stôl.

Čo má zostať na stole a čo už patrí preč?

Pracovný stôl nemusí byť prázdny, aby pôsobil upratane. Mal by však zostať dostatočne voľný na prácu a obsahovať najmä veci, ktoré používate pravidelne.

Pomôžte si jednoduchým pravidlom podľa frekvencie používania:

• Denne: počítač, zápisník, pero, telefón či ďalšie pomôcky, po ktorých siahate opakovane.
• Niekoľkokrát do týždňa: odložte do zásuvky alebo organizéra v bezprostrednej blízkosti.
• Príležitostne: patria do skrinky, zakladača alebo iného úložného priestoru mimo pracovnej plochy.

Rovnaké pravidlo platí aj pre kancelárske potreby. Na stole nepotrebujete celé balenie pier, náhradné zošívačky ani zásobu kancelárskeho papiera. Nechajte si poruke len to, čo skutočne používate, a ostatné uložte na jedno určené miesto. Vyhnete sa tak tomu, že pracovnú plochu postupne zaplnia drobnosti, ktoré tam zostali len zo zvyku.

Zaveďte si 5-minútový reset na konci dňa

Ak hľadáte spôsob, ako si upratať pracovný stôl bez toho, aby ste raz za týždeň strávili polhodinu veľkým upratovaním, pomôže krátka rutina na konci pracovného dňa.

Stačí päť minút na to, aby ste:

• založili vybavené dokumenty,
• papiere čakajúce na ďalší krok presunuli do príslušného odkladača,
• vyhodili nepotrebné poznámky a obaly,
• vrátili perá, zošívačku a ďalšie pomôcky na ich miesto,
• odložili hrnčeky a ostatné veci, ktoré s prácou nesúvisia,
• pripravili si na stole to, čo budete potrebovať ako prvé nasledujúce ráno.

Takýto krátky reset zabráni tomu, aby sa drobnosti postupne menili na neprehľadnú kopu. Zároveň začínate ďalší pracovný deň s voľnou plochou a bez toho, aby ste prvých pár minút venovali hľadaniu dokumentov alebo upratovaniu.

Pomôcky, ktoré pomôžu udržať poriadok

Dobrý systém stojí najmä na tom, aby ste veci nemuseli zakaždým hľadať alebo presúvať. K tomu pomáhajú jednoduché kancelárske pomôcky, ktoré oddelia dokumenty, drobnosti aj zásoby podľa toho, ako ich používate.

Na stole sa osvedčia najmä:

• odkladače na dokumenty pre rozpracovanú agendu alebo papiere čakajúce na vybavenie,
• zakladače a euroobaly na dokumenty, ku ktorým sa potrebujete časom vrátiť,
• stojany a organizéry na perá, zvýrazňovače, nožnice či ďalšie drobnosti,
• zásuvkové organizéry na kancelárske potreby, ktoré chcete mať poruke, ale nie priamo na pracovnej ploche,
• šanóny a archívne krabice na materiály, ktoré už nepotrebujete pri každodennej práci.

Pri výbere sa riaďte tým, čo na stole reálne používate. Veľký organizér plný priehradok nepomôže, ak polovica z nich zostane bez využitia. Lepšie funguje pár jednoduchých pomôcok, ktoré presne zodpovedajú vašej agende.

V sortimente Europapier nájdete kancelárske potreby od papierov, zakladačov a obalov na dokumenty až po ďalšie vybavenie, vďaka ktorému si môžete pracovný priestor nastaviť podľa vlastného spôsobu práce.